Cách sao lưu email Outlook 2016/2013/2010 về máy tính
Ngày nay, thư điện tử Microsoft outlook là một hình thức liên lạc, trao đổi thông tin vô cùng phổ biến và không ngừng được áp dụng rộng rãi với cả cá nhân và tổ chức. Thế nhưng sự tấn công của các hacker luôn là vấn đề khiến nhiều nhiều người lo lắng. Để tránh mất dữ liệu quan trọng, người ta lựa chọn giải pháp sao lưu email Outlook về máy tính. Sau đây chúng tôi hướng dẫn cách backup và khôi phục email Microsoft outlook.
1. Cách lưu email Outlook về máy tính
Việc tạo bản backup email Outlook vào ổ cứng giúp người dùng không những an tâm khi bị hacker tấn công mà nó giúp bạn có thể truyền tải thông tin từ máy này sang máy khác do bạn thay đổi chỗ làm việc hay bạn thay ổ cứng cứng mới hoặc cài lại windows …chỉ cần file backup email ( *.pst) là bạn có thể Restore (khôi phục ) được mail của mình trên máy tính.
Sau đây chúng tôi hướng dẫn các bạn cách lưu email Outlook vào ổ cứng.
Cách 1: Tìm vị trí lưu file backup của outlook
Thông thường khi cài đặt Microsoft outlook trên máy tính, file sao lưu của Outlook có đuôi .pst sẽ được lưu tại ổ C. Để tạo bản sao lưu bạn chỉ cần vào theo đúng đường dẫn sau sẽ thấy file backup .pst của outlook.
– Windows 7: C:\Users\”Username”\AppData\Local\Microsoft\Outlook File
(Nếu vào “Username” không thấy “Appdata” thì bạn hãy cho hiện ẩn trong windows lên nhé, vì mặc định khi cài windows thư mục này bị ẩn đi)
– Windows 8,10: C:\Users\”Username”\Documents\Outlook File
– Windows XP: C:\Document and Settings\”Username”\Local Settings\AppData\Microsoft\Outlook
Khi các bạn vào theo đường dẫn trên sẽ thấy file .pst, đó chính là file sao backup của mail outlook mà hệ thống tự sinh ra. Bạn hay copy file này ra phân vùng hoặc ổ cứng khác. Đó cũng là cách sao lưu bảo vệ an toàn dữ liệu mail outlook cho bạn. Nhiều trường hợp khi cài lại windows do sơ suất đã không copy bản backup outlook nên dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu mail.
Cách 2: Tạo bản backup email outlook chính trên phần mềm.
Bước 1: Bạn mở email Microsoft Outlook lên, trên cửa sổ của email Outlook
– Outlook 2010: Chọn File>Options>Advanced>Export
– Outlook 2007/2013/2016: Chọn file>Open & Export>Import/Export
Bước 2: Trên cửa sổ của Import and Export Wizard tìm chọn Export to a file, sau đó nhấn Next
Bước 3: Chọn Outlook data file (.pst),sau đó chọn Next
Bước 4: Chọn tài khoản sao lưu. Rồi nhấn Next
Bước 5: Tại đây chọn Browse để chọn đường dẫn lưu. Bạn có thể lưu ở ổ cứng ngoài hoặc phân vùng ổ D, E không nên lưu tại phân vùng ổ C. Sau đó chọn Finish để bắt đầu quá trình backup email outlook. Chờ quá trình sao lưu kết thúc, giờ bạn có thể kiểm tra xem file lưu email outlook theo đường dẫn bạn vừa chọn xem đã có chưa?
2. Hướng dẫn Restore (khôi phục / Import) file .pst vào Outlook
Cách 1: Khôi phục mail Outlook thủ công
Cách này rất đơn giản, áp dụng hiệu quả khi máy tính của bạn cài lại Microsoft outlook hoặc cài lại windows. Bạn chỉ cần copy file backup .pst của outlook vào đường dẫn mặc định của outlook khi được cài vào máy tính.
– Windows 7: C:\Users\”Username”\AppData\Local\Microsoft\Outlook File
– Windows 8,10: C:\Users\”Username”\Documents\Outlook File
– Windows XP: C:\Document and Settings\”Username”\Local Settings\AppData\Microsoft\Outlook
Theo đường dẫn trên bạn sẽ thấy có 1 file outlook.pst (với dung lượng chỉ vài KB), đó là file backup khi mới cài đặt outlook được mặc định sinh ra. Bạn xóa file đó đi và copy file backup outlook cần khôi phục vào đó (Lưu ý dung lượng trống ổ C lớn hơn file .pst).
Chờ quá trình copy được hoàn tất, bạn khởi động Microfoft Outlook lên, giao diện outlook xuất hiện, lúc này bạn chờ để outlook tự nhận file backup và khôi phục. Thời gian chờ tùy thuộc vào dung lượng file backup .pst, dung lượng càng lớn thời gian chờ lâu. Nếu không xảy ra sự cố trong quá trình tự khôi phục, toàn bộ dữ liệu mail sẽ được hiện trên cửa sổ của Outlook.
Cách 2: Khôi phục trên ứng dụng Outlook
Trước tiên bạn xác định file lưu email outlook .pst, sau đó khởi động Outlook lên
Bước 1: Trên của sổ của Outlook
– Outlook 2010: chọn file>Open>Import
– Outlook 2007/2013/2016: Chọn file>Open & Export>Import/Export
Bước 2: Chọn Import from another program or file, rồi chọn Next
Bước 3: Chọn Outlook data file (.pst) sau đó click chọn Next
Bước 4: Tại đây bạn chọn Browse để tìm đến thư mục lưu file backup của outlook, chọn file .pst sau đó nhấn Next
Bước 5: Nếu bạn có nhiều tài khoản Outlook thì nhấn chọn Import items into the same folder in, mở danh sách chọn tài khoản bạn muốn sao lưu dự phòng tại hình tam giác sổ xuống, sau đó chọn Finish. Nếu bạn chỉ có một tài khoản outlook, bạn có thể để mặc định.
Giờ bạn chỉ cần chờ quá trình Restore mail outlook được hoàn thành.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lưu email outlook 2016/2013/2010 và cách import (phục hồi) file backup .pst vào outlook. Nếu các bạn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hãy để lại câu hỏi ở dưới để chúng tôi trợ giúp.
